很多項目在竣工審計時才發現資料缺項、簽字不全、日期錯位，導致驗收推遲、結算滯后。寧夏銳翔建設集團有限公司在130余個房建、市政、水利、公路項目中，總結出一套“資料跟著工序走、檔案跟著竣工走”的管理辦法，既不需要高端軟件，也不依賴額外投入，只靠制度落地和過程受控。以下內容全部源于公司現行制度，可直接供潛在客戶參考執行。
一、資料管理四大原則
同步原則：資料與工序同步生成，當天填寫當天復核。
原件原則：所有質量證明文件必須收原件，如確需復印件，加蓋“與原件一致”章并雙簽。
編號原則：每份資料按“項目代碼—單位工程—分部工程—分項工程—流水號”五級編碼，杜絕重復。
清單原則：開工一次性列出《施工資料清單》，竣工一次性按清單移交，避免補錄。
二、全過程資料收集節點
施工準備階段
1.1 合同、中標通知書、圖紙會審紀要、設計交底記錄；
1.2 施工組織設計及審批表；
1.3 測量放線記錄、控制點復核記錄。
施工實施階段
2.1 材料報驗：水泥、鋼筋、砂石、管材、防水卷材等合格證、出廠檢驗報告、進場復檢報告；
2.2 施工記錄：混凝土澆筑令、瀝青攤鋪溫度記錄、管道壓力試驗記錄、土工膜焊接記錄；
2.3 隱蔽驗收：地基驗槽、鋼筋隱蔽、防雷接地、穿線工程，每完成一道工序24小時內辦理驗收；
2.4 影像資料：關鍵節點、隱蔽部位、驗收舉牌，每周匯總命名存入硬盤，文件名與五級編碼一致。
竣工階段
3.1 分部、單位工程質量檢驗評定表；
3.2 竣工圖：藍圖+CAD電子檔，逐條對應設計變更，變更部位紅筆圈注；
3.3 沉降觀測報告、管道通水試驗報告、防雷檢測、消防檢測等專項報告；
3.4 保修書、使用說明書、質量終身責任承諾書。
三、分類編碼與臺賬管理
紙質資料
使用統一的牛皮檔案盒，盒脊標注“項目簡稱+單位工程+分部工程”，盒內附目錄首頁，目錄與資料頁碼對應。
電子資料
建立“一級文件夾項目—二級文件夾單位工程—三級文件夾分部工程—四級文件夾分項工程”的樹狀目錄，文件名與紙質文件編號保持一致。
臺賬
每周由資料員更新《資料收發臺賬》《試驗臺賬》《變更臺賬》，項目經理每月檢查一次簽字確認，確保實時可查。
四、三級審核制度
自檢：施工員填寫原始記錄后，24小時內由質檢員核對數據、日期、簽字。
互檢：資料員每周隨機抽查10%資料，發現遺漏立即退回補正。
專檢：工程部資料主管每月集中審核，核對臺賬、實物、簽字一致性，形成書面審核意見并簽字存檔。
五、水利、公路資料特別提示
水利工程
1.1 單元工程施工質量驗收評定表必須按《水利水電工程施工質量檢驗與評定規程》（SL176）執行；
1.2 混凝土試件按每100m3取一組，少于100m3按單元工程取一組，試驗報告編號需與澆筑記錄一一對應；
1.3 隱蔽工程驗收需附簡圖、高程、尺寸、施工影像，缺一不可。
公路工程
2.1 路基、基層、面層壓實度、厚度、彎沉檢測報告按《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80）抽樣；
2.2 瀝青混合料每日生產臺賬、溫度記錄、馬歇爾試驗報告同步歸檔；
2.3 橋梁支座、伸縮縫合格證、檢測報告需單獨成冊，便于運營期追溯。
六、竣工移交流程
預驗收：項目完工后10天內，公司組織資料、技術、質檢三部門聯合自查，形成《竣工資料預驗收記錄表》。
正式驗收：業主、監理、檔案局三方現場核對，按清單逐項簽字。
移交清單：包括紙質檔案、電子檔案、影像硬盤、竣工圖光盤，一式三份，移交方、接收方、監督方各執一份。
移交后服務：資料移交后一年內，若業主、審計需要補打原始記錄，公司在48小時內無償提供。
七、常見遺漏及補救辦法
材料合格證遺失：立即聯系廠家補發原件；若廠家停產，則由當地市場監管部門出具證明材料并附現場復檢合格報告。
隱蔽記錄日期滯后：寫清滯后原因，由項目經理、監理、業主三方出具書面說明并簽字確認，附影像佐證。
簽字漏簽：發現當日由責任人補簽，并在簽字旁注明補簽日期，不得代簽或倒簽。
八、服務承諾
資料同步率：施工過程資料與實體進度同步率100%。
移交完整率：竣工資料一次性移交完整率≥98%，缺項2日內補齊。
后期追溯：項目交付后五年內，公司留底資料可隨時調閱，為客戶維修、擴建、審計提供支持。
施工資料管理沒有捷徑，唯有制度先行、過程受控、責任到人。寧夏銳翔建設集團有限公司愿以嚴謹、真實、可追溯的資料體系，為客戶節省驗收時間、降低審計風險，真正做到“竣工即交付，交付即放心”。
